LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS

• Base de datos personales.Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Base de datos automatizada.Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
• Base de datos no automatizada.Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
• Cesión de datos.Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
• Custodio de la base de datos.Es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de SUAREZ.
• Dato personal.Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
• Dato personal sensible.Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
• Encargado del tratamiento.Es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Fuentes accesibles al público.Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
• Habeas Data.Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
• Procedimiento de análisis y creación de información.Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
• Procedimiento de disociación.Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
• Principios para el tratamiento de datos.Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
• Propietario de la base de datos.En los procesos de negocios de SUAREZ, es propietario de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control. El concepto de propietario de la base de datos deberá entenderse en los términos de la ISO 27001.
• Responsable del tratamiento.Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
  Titular del dato personal.Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
• Tratamiento de datos.Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
  Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
• Violación de datos personales.Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”

Mediante la presente Norma se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por SUAREZ en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en SUAREZ y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Las reglas adoptadas en esta Norma por SUAREZ se adecúan a los estándares internacionales en materia de protección de datos personales.

Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de SUAREZ, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

Todos los procesos organizacionales de SUAREZ que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

La presente Norma se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

1. Representante legal.
2. Personal interno de SUAREZ, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
3. Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a SUAREZ bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectúe cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.
4. Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.
5. Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.
6. Las demás personas que establezca la ley.

La protección de datos de carácter personal en SUAREZ estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estos Normas, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.

5.1. Consentimiento informado o principio de libertad.
El tratamiento de datos personales al interior de SUAREZ, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad.
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.

5.3. Finalidad del dato.
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.

5.4. Calidad o veracidad del dato.
Los datos de carácter personal recolectados por SUAREZ deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia.
En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato.
Los datos personales que recabe SUAREZ deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

5.7. Acceso y circulación restringida.
Los datos personales que recolecte o trate SUAREZ serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

Los datos personales bajo custodia de SUAREZ no podrán estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

5.8. Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, SUAREZ deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

5.9. Seguridad del dato.
SUAREZ, en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. SUAREZ, conforme la clasificación de los datos personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.10. Confidencialidad.
SUAREZ y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligación que subsiste aúnfinalizada la relación contractual. SUAREZ implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

5.11. Deber de información.
SUAREZ informará, a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, del régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Informará además sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles.
SUAREZ sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o negocial, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad altas.

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de SUAREZ, tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley.

El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y corresponderán al titular del dato de manera primigenia, salvo las excepciones de ley.

6.1. Derecho de acceso.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de actualización.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

6.3. Derecho de rectificación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. Derecho de cancelación.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a SUAREZ para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.6. Derecho de oposición.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. La Dirección Jurídica de SUAREZ, con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, tomará la decisión pertinente.

6.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.
El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a SUAREZ conforme a la ley 1581 de 2012.

6.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en SUAREZ.

De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

1.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
1.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
1.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
1.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
1.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

7.1. Deberes para los responsables del tratamiento.
Cuando SUAREZ o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente Norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. SUAREZ cumple con esta obligación a través de la adopción de esta Norma.
1) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.
Cuando SUAREZ o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este Norma y en la ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. SUAREZ cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Norma.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “RECLAMO DE HABEAS DATA EN TRAMITE” en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “INFORMACION SOBRE HABEAS DATA EN DISCUSION JUDICIAL” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.
Además de los deberes antes descritos en cabeza de SUAREZ y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:
a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata SUAREZ.
b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las base de datos que contengan datos personales.
c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.
d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Norma por parte de los destinatarios de la misma.
e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
f) Aplicar esta Norma sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.
g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.
h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.
i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, SUAREZ adopta el siguiente procedimiento:

1.1 El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.
2.2 La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por SUAREZ para el ejercicio del Hábeas Data. SUAREZ podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.
3.3 La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:
4.3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
5.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que SUAREZ proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
6.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
7.3.4. Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.
Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, SUAREZ así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. SUAREZ podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, SUAREZ indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “RECLAMO POR HABEAS DATA EN TRAMITE” y “RECLAMO POR HABEAS DATA RESUELTO”.

SUAREZ, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En los mismos plazos anteriores se pronunciará SUAREZ cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

SUAREZ, en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que este dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

SUAREZ documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización. Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

SUAREZ, como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos de SUAREZ.
El registro central de bases de datos personales permitirá:

1.1 Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de información y demás archivos de SUAREZ. A cada base se le asignará un número de registro.
2.2 La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de SUAREZ que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de SUAREZ; (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de SUAREZ como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Empleado de SUAREZ custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse.
3.3 De manera mensual se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las base de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma.
4.4 La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por SUAREZ, serán documentados en este registro central.
5.5 El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
6.6 La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por SUAREZ para hacer efectiva la cancelación.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de SUAREZ, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros.

10.1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano.
SUAREZ tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

10.1.1. Tratamiento antes de la relación laboral.
SUAREZ informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

SUAREZ, una vez agote el proceso de selección, informará el resultado negativo y devolverá a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por SUAREZ respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

SUAREZ cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma. Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en SUAREZ, serán almacenados en archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de SUAREZ y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

10.1.2. Tratamiento de datos durante la relación laboral.
SUAREZ almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por la Unidad de Gestión Humana.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en SUAREZ. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Dirección Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

10.1.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual.
Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, SUAREZ procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

SUAREZ tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares.

Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

10.2. Tratamiento de datos personales de proveedores.
SUAREZ solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a SUAREZ, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor -persona físicaconsecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

SUAREZ recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por SUAREZ, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, SUAREZ podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

Cuando SUAREZ entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta Norma. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. SUAREZ verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

10.3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación.
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con SUAREZ accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de SUAREZ y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este Norma, así como las medidas de seguridad que le indique SUAREZ según el tipo de dato de carácter personal tratado.

Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. SUAREZ verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

10.4. Tratamiento de datos personales de compradoras de SUAREZ.
SUAREZ respecto de los datos personales de las compradoras los recolectará y tratará para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellas.

El proceso de compra directa definirá el tratamiento conforme las necesidades particulares que surjan de la dinámica comercial con las compradoras, aplicando lo aquí dispuesto.

10.5. Tratamiento de datos personales de consumidores.
Los datos personales de las consumidores que se recolecten como resultado de una relación de consumo serán tratados conforme la autorización y finalidades autorizadas por los consumidores. El área correspondiente al interior de la empresa definirá el tratamiento de estos datos personales en el marco de las necesidades de comercialización, publicidad y mercadeo de SUAREZ, aplicando lo aquí dispuesto.

10.6. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.
La recolección de datos de personas físicas que SUAREZ trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente SUAREZ informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades.

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal de SUAREZ, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

1.1 SUAREZ prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de SUAREZ.El incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de SUAREZ acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con SUAREZ dará lugar a las consecuencias previstas para tales efectos, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.En los contratos con los proveedores, en lo que el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a SUAREZ como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.
2.2 SUAREZ prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de SUAREZ. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de SUAREZ y contar con la autorización del custodio de la base de datos.
3.3 SUAREZ prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas expedidas por SUAREZ para estos fines.Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático, con el fin de que este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opción, SUAREZ procederá a eliminarlos de manera segura.
4.4 SUAREZ prohíbe a los destinatarios de esta Norma cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de SUAREZ, según el caso.
5.5 SUAREZ solamente procederá el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad con el consentimiento expreso, previo e informado de sus representantes y/o de las personas que ostenten la representación del menor, para las finalidades requeridas en relación con el ejercicio de su actividad empresarial y en todo caso se deberán asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

Está prohibida la transferencia de datos personales a cualquier persona cuyo asiento sea un país no seguro para la protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por SUAREZ cuando:

1. El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
2. La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y SUAREZ como responsable y/o encargado del tratamiento.
3. Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
5. Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.
   Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, SUAREZ suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta norma, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

Corresponderá a la Dirección Jurídica de SUAREZ dar concepto favorable sobre los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta norma. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de SUAREZ, está en cabeza de todos los empleados.

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de SUAREZ.

En caso de duda respecto del tratamiento legal de los datos personales, se acudirá a la Dirección Jurídica para que indiquen la directriz a seguir, según el caso.

En el tratamiento de datos personales que efectúa SUAREZ, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, SUAREZ procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Norma, SUAREZ adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, SUAREZ adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta norma.

SUAREZ comunica a los destinatarios de esta Norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”
La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Dirección Jurídica de SUAREZ, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume SUAREZ bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a SUAREZ el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.